FAQ

A. Grundlegendes / Allgemeines

1. Was ist eine ISO-Zertifizierung (z. B. ISO 9001, 14001, 50001)?

Ein unabhängiger Nachweis, dass ein Managementsystem die Anforderungen der jeweiligen ISO-Norm erfüllt.
Die Zertifizierungsstelle prüft Prozesse, Dokumente und Umsetzung vor Ort (oder teils remote) und stellt bei erfolgreichem Audit ein Zertifikat aus. Diese Zertifikate sind international anerkannt, falls die Zertifizierungsstelle von einer Akkreditierungsstelle geprüft ist.

2. Warum sollte mein Unternehmen zertifiziert sein?

Zertifizierung kann Marktchancen erhöhen, Vertrauen schaffen und hilft intern bei Prozessoptimierung und Risikomanagement.

3. Ist eine Zertifizierung gesetzlich vorgeschrieben?

In der Regel nein — außer spezielle Branchen- oder Ausschreibungs-/vertragliche Anforderungen, oder Anforderungen im Rahmen von Gesetzen und Verordnungen (z.B. EnEfG mit der Forderung nach einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 50001 für alle Unternehmen mit einem Jahresenergieverbrauch von mehr als 7.500.000 kWh)

4. Was ist der Unterschied zwischen Zertifizierung und Akkreditierung?

Zertifizierungen sind die Bestätigung der Normkonformität eines Unternehmens durch die Zertifizierungsstelle. Die Akkreditierung ist im Grunde das Qualitätssiegel für die Zertifizierungsstelle, ausgestellt durch eine Akkreditierungsstelle (in Deutschland die DAkkS). Zur Erteilung der Akkreditierung wird ein Audit durchlaufen, ähnlich dem Zertifizierungsprozess.

5. Kann jede Zertifizierungsstelle mein Unternehmen zertifizieren?

Nein, denn Zertifizierungsstellen sind für gewissen Branchen akkreditiert. Nur wenn Ihr Unternehmen einer Branche angehört, für die die Zertifizierungsstelle akkreditiert ist, darf diese Zertifizierungsstelle Ihr Unternehmen zertifizieren.
Eine Übersicht der Branchen für die die AGQS akkreditiert ist, finden Sie hier.

B. Ablauf, Dauer & Auditzyklen

6. Wie läuft eine Zertifizierung grundsätzlich ab?

Antragsstellung -> Antragsprüfung und Angebot -> Vertragsunterzeichnung -> Stufe 1 Audit, um die Bereitschaft zur Zertifizierung festzustellen -> Stufe 2 Audit → Entscheidung → Zertifikatsausstellung.
Folgejahre: Jährliche Überwachungsaudits und nach 3 Jahren ein Rezertifizierungsaudit. Details finden Sie hier

7. Wie lange dauert der Zertifizierungsprozess?

Das ist sehr unterschiedlich. Wenn alle zur Kalkulation notwendigen Daten vorliegen, dauert es von Antrag bis zum Angebot ca. 2 Wochen.
Je nach Auditorenkapazitäten findet Stufe 1 (sofern der Kunde bereit ist) nach wenigen Wochen statt. Zwischen Stufe 1 und Stufe 2 empfehlen wir 4-6 Wochen, um Feststellungen aus Stufe 1 abarbeiten zu können.
Nach erfolgreichen Stufe 2 Audit dauert es in der Regel ca. 2-3 Wochen, bis das Zertifikat erstellt ist.

8. Wie lange ist das Zertifikat gültig?

Üblicherweise 3 Jahre, vorausgesetzt die jährlichen Überwachungsaudits verlaufen erfolgreich.

9. Was sind Überwachungsaudits?

Jährliche Audits (in der Regel mit geringerem Umfang als die (Re-)Zertifizierungsaudits. Sie dienen zur Kontrolle, ob das System weiterhin wirksam ist.

10. Was passiert beim Rezertifizierungsaudit?

Das Rezertifizierungsaudit entspricht dem Stufe 2 Audit der Zertifizierung. Ziel ist die Verlängerung des Zertifikats um weitere 3 Jahre. Der Umfang entspricht hierbei wieder dem gesamten System.

11. Wie viele Audittage / Manntage sind üblich?

Die aufzuwenden Audittage sind durch verschiedene Normen definiert und es gibt nur definierten Spielraum für Zertifizierungsstelle diese anzupassen.
Bei Zertifizierungen nach DIN EN ISO 9001 und 14001 hängt die Kalkulation grundsätzlich von der Mitarbeiterzahl, der (Umwelt-)Komplexität und dem Risiko ab.
Bei Zertifizierungen nach DIN EN ISO 50001 sind der Jahresenergieverbrauch, die Anzahl der Energieträger, die Anzahl der SEUs (significant energy users) sowie die Anzahl des EnMS-wirksamen Personals ausschlaggebend.
Weitere Besonderheiten gelten, wenn eine Organisation mehrere Standorte betreibt. Auch die Regeln dazu sind in international geltenden Regelwerken festgelegt.

C. Kosten & Angebote

12. Was kostet eine Zertifizierung?

Aufgrund der sehr unterschiedlichen Aufwände an Audittagen (je nach Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl und sonstiger Kalkulationskriterien) variieren auch die Kosten stark.
(Re-)Zertifizierungsaudits sind aufgrund des höheren Aufwands in der Regel teurer als die beiden Überwachungsaudits.

13. Woraus setzen sich die Kosten zusammen?

Die Kosten beinhalten die Prüfungszeit (vor Ort sowie Vor- und Nachbereitung), Reisekosten, Berichtserstellung, Zertifikats-/Verwaltungsgebühren.

14. Kann man Angebote vergleichen? Worauf muss man achten?

Zu beachten ist der Auditaufwand in Stunden/Tagen und die AGBs mit den Kostenschlüsseln.
Manche Zertifizierungsstellen verrechnen die einzelnen Positionen gesondert (z.B. kosten Bericht und Zertifizierungsentscheidung extra) und teilweise nach Aufwand. Bei der AGQS sind alle Kosten für 3 Jahre festgeschrieben (bei gleichbleibender Kalkulationsgrundlage), lediglich die Reisekosten werden nach Aufwand verrechnet.
Billigangebote mit sehr wenigen Audittagen sind oft riskant, da Sie die festgeschrieben Vorgaben zum Auditaufwand nicht erfüllen könnten. Dies könnte im schlimmsten Fall zur Aberkennung der Zertifizierung führen.

D. Vorbereitungen & Anforderungen

15. Können Audits remote (virtuell) stattfinden?

Ja — remote-Teile sind möglich; vollständig remote nur in bestimmten Fällen und nach Risikoabwägung, aber sehr selten bis nie möglich.

16. Welche Dokumente muss ich bereithalten?

Die von der Bezugsnorm vorgeschriebenen dokumentierten Informationen, zum Beispiel:
Relevante Prozessbeschreibungen, Nachweise (Protokolle, Aufzeichnungen), Management-Review-Protokolle, Ergebnisse interner Audits, ggf. rechtliche Anforderungen.
Der Umfang variiert; es geht primär um Nachweise der Wirksamkeit der Prozesse, nicht um „alle“ stapelbaren Dokumente.

17. Brauchen wir einen Management-Beauftragten?

Aktuelle Fassung der DIN EN ISO 9001, 14001 und 50001 fordert nicht zwingend einen Managementbeauftragten als Stelle — die oberste Leitung bleibt verantwortlich. In der Praxis ist eine verantwortliche Person aber üblich.

18. Brauchen wir einen Berater?

Nein, externes Consulting ist nicht vorgeschrieben — kann aber Implementation und Zeit bis zur Zertifizierung stark erleichtern.

19. Wie bereite ich Mitarbeiter auf Auditgespräche vor?

Mitarbeiter sollten informiert sein, wann und zu welchem Zweck ein Audit durchgeführt wird. Sind die Mitarbeiter in der Praxis gut in die Umsetzung des Managementsystem eingebunden, braucht es in der Regel kein Briefing.
Ehrliche, präzise Aussagen, keine falschen Versprechen — Auditoren prüfen Nachvollziehbarkeit und Wirksamkeit.

E. Nichtkonformitäten, Korrekturmaßnahmen & Sanktionen

20. Was ist eine Nichtkonformität (NC)?

Ein Nachweis, dass eine Forderung der Norm nicht erfüllt ist. Es gibt unterschiedliche Schweregrade (z. B. „Major“ vs. „Minor“ bzw. „Hauptabweichung“ vs. „Nebenabweichung“).
NCs müssen analysiert und mit Korrekturmaßnahmen geschlossen werden; bei schweren oder nicht behobenen NCs kann das Zertifikat ausgesetzt oder entzogen werden.
Der geforderte Ablauf, um NCs zu beheben kann minimal zwischen Zertifizierungsstellen variieren.

21. Was passiert, wenn wir eine NC bekommen?

Die Ursache, die zur Nichtkonformität geführt hat muss analysiert werden. Im Anschluss Maßnahmen definieren, Maßnahmen umsetzen, Wirksamkeit nachweisen — typischerweise innerhalb festgelegter Fristen.
Bei schwerwiegenden Nichtkonformitäten kann die Zertifizierungsstelle das Zertifikat suspendieren oder entziehen, wenn keine Abhilfe erfolgt.

F. Multi-Site, Stichproben, Übertragungen

22. Können wir eine Multi-Site-Zertifizierung bekommen?

Ja — möglich für Unternehmen mit mehreren Standorten, wenn die Bedingungen (einheitliches System, Steuerung aus der Zentrale, etc.) erfüllt sind.
Umfang und Stichproben regelt die Zertifizierungsstelle nach IAF-Vorgaben.

23. Was ist Sampling/Stichprobenverfahren?

Stichprobenartige Prüfung von Standorten im Rahmen einer Multi-Site-Zertifizierung. Es wird nicht jeder Standort der Organisation geprüft, sondern nur eine definierte Stichprobengröße. Voraussetzungen und Berechnung der notwendigen Stichprobengröße sind wieder einheitlich in IAF-Vorgaben definiert.

24. Können wir ein bestehendes Zertifikat von einem anderen Zertifizierer übertragen?

Ja, unter bestimmten Bedingungen (Akkreditierung, Übertragbarkeitsregeln) — die neue Stelle prüft, ob Sie die Zertifizierung übernehmen kann.
Limitierende Faktoren, die dazu führen können, dass die Zertifizierung nicht übernommen werden kann, sind vor allem Streitigkeiten und offene Nichtkonformitäten im Rahmen der bestehenden Zertifizierung.

G. Akkreditierung & Nutzung des Logos

25. Was bedeutet DAkkS-Akkreditierung für mich?

Zertifikate einer DAkkS-akkreditierten Stelle haben höchste nationale Anerkennung; in manchen Branchen ist das erforderlich.
Es bedeutet, die Zertifizierungsstelle wurde selbst geprüft und arbeitet nach anerkannten Standards.

26. Wie darf ich das Zertifikats-Logo nutzen?

Nur gemäß Vorgaben der Zertifizierungsstelle/der Akkreditierungsstelle und nicht irreführend (z. B. nicht für Produkte selbst).
Es gibt strikte Regeln zur Logo-Nutzung (Größe, Kontext, Aussagen).

H. Sonstiges

27. Ist eine ISO-Zertifizierung für kleine Unternehmen sinnvoll?

Pauschal nicht zu beantworten, aber oft: Ja — besonders bei Kundenanforderungen oder zur Prozessverbesserung; Aufwand skaliert mit Umfang.
Speziell im Rahmen von Inanspruchnahme von Steuerentlastungen oder Ähnlichem kann eine Zertifizierung die Voraussetzungen schaffen.

28. Kann man mehrere Normen (z. B. ISO 9001 + ISO 50001) kombinieren?

Ja — das nennt sich „integriertes Managementsystem“, diese sind üblich und oft effizienter.
Die Auditplanung kann gebündelt werden; dabei werden gemeinsame Prozesse einmal geprüft und normenspezifische Aspekte ergänzt. In der Regel reduziert sich die Auditzeit.

29. Was passiert bei einer Revision einer Norm (z. B. neues Veröffentlichungsjahr)?

Es gibt in der Regel Übergangsfristen; Unternehmen müssen ihr System anpassen und ggf. innerhalb der Frist rezertifiziert werden.
Zertifizierungsstellen informieren über Fristen; die meisten Revisionen haben mehrjährige Übergangsfristen.

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